CRM для посуточной аренды с кабинетом собственника
Мы сделали CRM для управляющей компании посуточной аренды: веб-портал и мобильную версию.
Компания ведёт в ней брони, объекты, расходы и уборки, а собственник квартиры сам смотрит, как сдаётся его жильё и сколько он получит за месяц. Брони приходят из Bnovo по API, расходы из Битрикс24, финансовый отчёт собственнику система считает сама.
Первую версию запустили пилотом в компании основателя и сразу заложили архитектуру будущего SaaS для других управляющих компаний. Работа заняла 4 месяца.
- Срок
- 4 месяца
- Роли в системе
- 4 роли
- Интеграции по API
- Bnovo и Битрикс24
- Приёмка уборок
- Чек-лист с фото
- CRM
- Веб-портал
- Мобильная версия
- UX/UI дизайн
- React.js
- Node.js
- PostgreSQL
- Selectel
- Bnovo
- Битрикс24
- Импорт Excel
Проблема: собственник не видит, как сдаётся его квартира
Управляющая компания посуточной аренды сдаёт чужие квартиры и мини-апарт-отели.
Она размещает объявления на Авито, Циане, Яндекс Путешествиях, Островке и Суточно.ру, организует уборки, встречает гостей и чинит мелочи. Раз в месяц компания как агент отчитывается перед каждым собственником: сколько было броней, какую комиссию удержала площадка, сколько ушло на уборки и прачечную, какую комиссию взяла сама компания и что остаётся владельцу.
Отчёт собирали вручную из трёх мест
- BnovoБрони брали из отельного софта Bnovo.
- Битрикс24Расходы — из Битрикс24.
- ExcelА считали всё в Excel с макросами и таблицей на полсотни колонок.
- Звонки собственниковВ личном кабинете отельной системы собственник почти ничего не видит, поэтому весь месяц звонит менеджеру и спрашивает, как там его квартира. Так живут управляющие компании по всему миру, и чем больше объектов, тем больше звонков.
Масштаб у этого рынка устроен иначе, чем у отелей. У отеля один адрес и сто номеров, у управляющей компании один номер и сто адресов. Готового софта под такую модель в России нет: на Западе им давно пользуются, а у нас рынок только складывается.
Решение: одна CRM для компании, собственников и уборщиц
Основатель шесть лет управляет посуточной арендой и решил расти на собственной системе, в которую зашиты отработанные им процессы.
Он пришёл к нам с готовыми функциональными требованиями, схемой разделов, видеоразбором структуры продукта и отраслевым UI-китом как ориентиром. Вместе мы собрали единый портал, где у каждого своя роль.
С самого начала проект задумывали как пилот. Основатель обкатывает систему на своей компании, а архитектура уже готова к следующему шагу: подключать другие управляющие компании и продавать продукт по подписке как SaaS.
- Администраторподключает интеграции, загружает данные, настраивает роли и справочники расчётов.
- Управляющийведёт объекты, брони, расходы и уборки.
- Собственниквидит календарь, брони, доходы и аналитику по своим квартирам.
- Уборщицаполучает задачи и с телефона заполняет чек-лист с фото.
Админка и кабинет собственника — не два продукта, а одна CRM с гибкими правами: каждый видит только свои разделы и свои объекты.
Что придумали вместе ещё до договора
На первом созвоне мы разобрали с основателем, как сейчас устроена отчётность, и предложили несколько решений. Потом они вошли в ТЗ.
Спорные места ТЗ мы предложили разбирать на видеосхемах. Основатель подхватил идею, и ТЗ согласовали за несколько итераций.
- Три пути для данныхОсновной — API Bnovo, запасной — API Битрикс24, крайний — Excel-выгрузки пачкой в одну кнопку со сверкой записей.
- Закрытый вход для собственниковЛогин и пароль выдаёт администратор. Он же сбрасывает пароль или блокирует доступ.
- Данные в РоссииДанные собственников подпадают под 152-ФЗ, а серверы Firebase за рубежом, поэтому — PostgreSQL на Selectel в России.
- Графики для собственникаГрафик загрузки и сравнение месяцев читаются быстрее, чем выгрузка из Excel.
Личный кабинет собственника квартиры
Кабинет собственника: загрузка, шахматка и доход
Собственник хочет знать, как сдаётся квартира, не дожидаясь отчёта в конце месяца. На главной он видит число броней, заезды и выезды, сумму броней, загрузку и источники броней, а в шахматке — месячном календаре своего объекта — занятые даты.
Тап по дате открывает бронь с суммой, площадкой, датами и числом гостей.
Отчёт собственнику: доход и комиссии по площадкам
Агентский отчёт собирали вручную в Excel и раз в месяц присылали PDF-файлом.
Теперь собственник выбирает месяц и видит сводку по площадкам: сумму бронирований, комиссии Авито, Booking.com и других каналов, расходы на уборку и прачечную, комиссию управляющей компании и предварительный доход, который получит на руки.
Расчёт дохода собственника: комиссии, уборка и прачечная
Из Bnovo по API приходят только площадка, код брони, гость, даты и сумма. Остальное система достраивает по справочникам, которые ведёт администратор.
Ставки можно менять помесячно, программист для этого не нужен. Подорожала стирка для четырёхместных апартаментов — администратор правит одно число в справочнике.
- Комиссия площадкии условия начисления: у одних площадок сбор за уборку входит в сумму, у других нет.
- Эквайрингтолько для прямых броней.
- Прачечнаяпо месяцу и числу кроватей в квартире.
- Бельёдоставка белья, сортировка, дополнительные расходы на уборку.
- Себестоимость уборкипо типу объекта и региону, например «Москва, студия» или «Петербург, одна спальня».
Хозяйственные расходы собственник видит с наценкой управляющей компании, как принято в агентской модели.
Как брони и расходы попадают в систему
Интеграция с Bnovo и Битрикс24 по API
Брони и расходы переносили между отельным софтом, Битрикс24 и Excel руками. Теперь администратор вставляет ключ API Bnovo и адрес вебхука Битрикс24 и включает автосинхронизацию, после чего брони и расходы приходят сами.
Каждая синхронизация остаётся в журнале загрузок с датой, методом, источником и статусом.
Импорт из Excel и подключение AmoCRM и других CRM
- Импорт броней и расходов из ExcelЕсли API площадки недоступно, данные загружают из Excel. В разделе «Данные» три окна загрузки: брони (выгрузка Bnovo), расходы (выгрузка Битрикс24) и объекты пачкой. Система проверяет формат, находит уже существующие записи и обновляет их, поэтому ничего не задваивается, а файл с ошибкой помечает в журнале.
- Подключение AmoCRM и других CRMБитрикс24 — не единственная CRM, в которой управляющие компании ведут расходы и заявки. Поэтому интеграции мы сразу заложили отдельными модулями: архитектура позволяет подключить AmoCRM, RetailCRM или любую другую CRM с API, а также другие отельные системы и Google Sheets, не переделывая систему.
Для будущего SaaS это фундамент: каждая управляющая компания подключит ту CRM, в которой уже работает.
Аналитика бронирований: загрузка, ADR и каналы продаж
Управляющей компании нужно знать, какие площадки и квартиры приносят деньги, а Excel показывал это только к концу месяца.
В аналитике бронирований видны загрузка и доступность ночей, отмены, заезды и выезды, средняя цена за ночь (ADR) и распределение броней по площадкам; данные фильтруются по периоду, объекту и источнику.
Тоже ведёте бизнес в трёх системах и Excel?
Если вы собираете отчёты для клиентов и партнёров вручную из нескольких сервисов, расскажите о своём процессе на бесплатном созвоне. Вместе прикинем, какую часть рутины первая версия снимет сразу.
- Созвон бесплатный
- Разберём ваш процесс
- Прикинем первую версию
Уборки между заездами: таск-менеджер для клининга
Автоматическая задача на уборку перед выездом гостя
Уборки ставили вручную, и в промежутке между выездом и новым заездом легко было что-то упустить. Теперь управляющий один раз назначает в карточке квартиры постоянную уборщицу и чек-лист и включает автозадачу за 1, 2 или 3 дня до выезда гостя, а дальше уборки создаются сами по календарю броней.
В той же карточке хранятся фото квартиры, тип объекта и стоимость уборки для гостя.
Чек-лист уборки квартиры с фотоотчётом с телефона
После смены уборщица не сядет за компьютер. Поэтому у неё свой простой мобильный интерфейс с её задачами по статусам и завершёнными уборками: она отвечает на вопросы чек-листа, видит подсвеченными уже отвеченные, прикладывает фото и отправляет отчёт на проверку.
Чек-листы управляющий собирает сам: пишет вопросы с вариантами ответа, добавляет пункт с фотоотчётом и указывает тип объекта, от которого зависит стоимость уборки. У студии и трёхкомнатной квартиры разные стандарты и разная оплата.
Доска уборок по статусам в веб-портале
Управляющему нужно видеть все уборки на одном экране. В веб-портале они разложены по колонкам «Требуется уборка», «В процессе уборки» и «На проверке»: из карточки управляющий назначает исполнителя, открывает отчёт с ответами и фото и оставляет комментарий.
Контроль качества уборки по фото и возврат на доработку
Качество уборки проверяли по звонку или узнавали из жалобы гостя. Теперь управляющий листает ответы чек-листа и фото с телефона, а потом завершает уборку или возвращает её с комментарием, и уборщица видит, что именно переделать.
Завершённые уборки собираются в таблицу с фильтрами по объекту, исполнителю и периоду и с итоговой суммой. Уборщица видит, сколько уборок сделала и сколько ей заплатят, а компания видит свой долг подрядчикам.
Веб-портал управляющей компании: роли, права и справочники
Веб-портал — рабочее место администратора и управляющих. Данные лежат в таблицах, как привыкли в отрасли, а интеграции вынесены в отдельный раздел.
Уведомления о новых бронях и отменах приходят в колокольчик портала, по push и на email. Написать администратору можно прямо из портала в WhatsApp или Telegram.
Без программиста администратор
- Подключает Bnovo и Битрикс24 по API с автосинхронизацией, загружает Excel-выгрузки броней, расходов и объектов пачкой и смотрит журнал загрузок.
- Создаёт сколько угодно ролей с правами на каждый раздел (просмотр, создание, редактирование, удаление) и привязывает пользователя к его объектам, чтобы собственник и управляющий видели только свои квартиры.
- Принимает заявки персонала на регистрацию, выдаёт собственникам логины и пароли, сбрасывает пароли и блокирует доступ.
- Ведёт объекты (код, адрес, метраж, гости и спальные места, собственник, до пяти фото, тип, постоянная уборщица и автозадача), брони в шахматке и таблице с фильтрами и расходы со статьями, плательщиком и объектом.
- Собирает чек-листы уборок и следит за канбаном и завершёнными уборками.
- Меняет справочники расчётов: комиссии площадок, прачечную, доставку, себестоимость уборок.
- Смотрит дашборд, аналитику бронирований и финансовую аналитику по площадкам.
За один проект основатель получил веб-портал для команды и мобильную версию для собственников, управляющих и уборщиц.
Дизайн под привычки менеджеров посуточной аренды
Основатель знает, как работают менеджеры посуточной аренды, и интерфейс мы строили под их привычки.
Календарь броней — привычная отрасли шахматка на месяц, потому что дневной вид в краткосрочной аренде никому не нужен. В вебе брони показаны таблицами с названием площадки и фильтром по ней, чтобы менеджер видел десятки строк на одном экране. Площадку брони в мобильной версии видно по логотипу. Горизонтальных скроллов в мобильной версии нет, кнопка добавления стоит внизу справа, под большим пальцем. Фон светлый: собственники в среднем консервативнее команды.
После первого прототипа наш дизайнер Анастасия пересобрала его по замечаниям основателя и приложила отчёт из 17 пунктов. В нём, например, единая база пользователей, двухуровневые права, канбан уборок, таблицы и дашборд.
Экраны веб-портала и мобильной версии
Как работали
- ТЗ с голосовыми пояснениямиМы вели несколько версий ТЗ в Google Docs, выделяли новое цветом и к каждому пункту записывали голосовое пояснение.
- Логику расчётов разобрали на созвонеОснователь показал формулы дохода собственника на видео и в зуме. За час разобрали то, на что в переписке ушло бы два дня.
- Правки пачками и с отчётомК каждой итерации дизайна мы прикладывали документ, где по каждому замечанию отмечено, что сделано.
- Разработка не ждала доступовПока готовился сервер компании, наш разработчик Иван развернул тестовую базу у нас и подготовил перенос.
- Созвон после каждого разделаОснователь видел промежуточный результат и сразу давал обратную связь.
Куда продукт может расти
- SaaS для управляющих компанийАрхитектура позволяет быстро выпустить вторую версию с подпиской, где каждая подключённая компания ведёт свои объекты, роли и справочники.
- Новые ролиРемонтников, хост-менеджеров и тех, кто встречает гостей, можно добавить на том же конструкторе ролей и задач.
- Агентские отчёты в PDFпо шаблону из данных, которые система уже считает.
- Геометка и рейтинг исполнителяВидно, где и когда уборщица заполнила отчёт, а качество оценивается по пятибалльной шкале.
- Подключение других CRMСледующие модули интеграций — AmoCRM, RetailCRM и другие CRM, в которых работают управляющие компании.
- Перенос функций из Битрикс24Со временем в портал может переехать всё, что компания сейчас ведёт в Битрикс24.
Результат
За 4 месяца основатель получил собственную CRM для посуточной аренды: веб-портал для команды и мобильную версию для собственников, управляющих и уборщиц.
- Брони приходят из Bnovo, расходы из Битрикс24, доход собственника считается по справочникам.
- Уборки ставятся сами перед выездом гостя, а принимают их по фотоотчёту.
- Собственник открывает телефон и видит всё сам, не дожидаясь отчёта в конце месяца.
У компании появился пилот продукта, который можно продавать другим управляющим компаниям по подписке.
Хотите убрать Excel из своего бизнеса?
Расскажите на бесплатном созвоне, как сейчас устроены ваши процессы. Вместе найдём, что автоматизировать в первой версии, и запустим её.
Что будет после заявки
- в течение рабочего дняУточним задачуДоговоримся о времени созвона.
- в удобный вам деньСозвон о ваших процессахРазберём, где сейчас Excel и ручной перенос данных.День выбираете вы
- после созвонаПлан первой версииПредложим, что автоматизировать в первую очередь.
FAQ: разработка CRM для посуточной аренды
Мы сделали для управляющей компании посуточной аренды веб-портал для команды, мобильную версию для собственников, управляющих и уборщиц, интеграции с Bnovo и Битрикс24, импорт Excel, расчёт дохода собственника и таск-менеджер уборок. Проект обошёлся в 1 093 000 ₽ и занял 4 месяца: сначала прототип и дизайн, затем разработка в два этапа. Похожая система может выйти дешевле и быстрее, потому что интеграции, конструктор ролей, расчёты по справочникам и модуль уборок уже отработаны. Часть наработок можно взять повторно, а первую версию собрать из самых нужных функций.
Да. Портал с ролями, интеграцией с отельной системой, финансовым отчётом собственнику и таск-менеджером уборок подходит управляющим компаниям посуточной и долгосрочной аренды, апарт-отелям и хостелам. Под конкретную компанию мы настраиваем роли, справочники комиссий и расходов, чек-листы уборок и набор интеграций.
Брони можно загружать в систему Excel-выгрузками. Система проверит формат, сопоставит записи и обновит уже существующие, а каждая загрузка останется в журнале. Архитектура позволяет подключить по API и другие системы, например TravelLine, Realty Calendar, AmoCRM, RetailCRM, любую другую CRM с API или Google Sheets.
Из отельной системы приходят площадка, код брони, гость, даты и сумма. К каждой брони система подтягивает условия из справочников: комиссию площадки и то, входит ли в сумму сбор за уборку, эквайринг для прямых броней, прачечную по числу кроватей, доставку и сортировку белья, себестоимость уборки по типу объекта и региону, комиссию управляющей компании. На выходе получается предварительный доход собственника по каждой брони и по каждой площадке за месяц.
Администратор вставляет в разделе интеграций ключ API Bnovo и адрес вебхука Битрикс24 и включает автосинхронизацию. После этого брони и расходы приходят сами, а каждая синхронизация остаётся в журнале загрузок с датой, методом, источником и статусом. Если API недоступно, те же данные загружают Excel-выгрузками.
Управляющий один раз назначает квартире постоянную уборщицу и чек-лист и включает автозадачу за 1, 2 или 3 дня до выезда гостя. Уборщица видит задачу в мобильной версии, отвечает на вопросы чек-листа, прикладывает фото и отправляет отчёт на проверку. Управляющий принимает уборку или возвращает её с комментарием, а завершённые уборки собираются в таблицу с суммой к оплате.
Да. Комиссии площадок, тарифы прачечной, доставки и уборок администратор правит в справочниках, причём ставки можно менять помесячно. Новые статьи расходов и типы объектов тоже добавляются в справочниках.
Это веб-портал, который открывается в браузере на компьютере, и мобильная версия для телефона. Собственник смотрит брони, финансы и аналитику со смартфона, уборщица заполняет чек-лист с фото прямо в квартире, а администратор и управляющие работают в веб-портале с таблицами и канбаном. Уведомления о бронях и отменах приходят в портал, по push и на email.
Интерфейс написан на React.js, серверная часть на Node.js, база данных PostgreSQL работает на серверах Selectel в России. Так персональные данные собственников и гостей хранятся по 152-ФЗ. Firebase рассматривали на старте, но отказались от него, потому что его серверы находятся за рубежом.
Портал закрытый: логин и пароль собственнику выдаёт администратор, а персонал регистрируется по заявке с подтверждением. Права настраиваются для каждой роли по разделам и действиям (просмотр, создание, редактирование, удаление). Каждый пользователь привязан к своим объектам, поэтому собственник видит только свои квартиры и свои финансы. Администратор может сбросить пароль или заблокировать доступ.
Систему с самого начала строили как пилот будущего SaaS. Роли, справочники и объекты устроены так, чтобы во второй версии подключить другие управляющие компании, каждую со своими данными, и добавить оплату подписки. Интеграции устроены отдельными модулями, поэтому каждая компания сможет подключить свою CRM — Битрикс24, AmoCRM или другую.